Zurück zu: Datenschutz im Schulalltag – Einführung für Lehrkräfte
Kommunikation ist das A und O im Schulalltag – aber auch hier steckt der Datenschutz im Detail. Viele Lehrkräfte kommunizieren heute per E-Mail mit Eltern oder nutzen Messenger-Gruppen für die Klasse. Was ist dabei zu beachten?
E-Mails: Die gute alte E-Mail ist praktisch, aber bedenke: Eine normale E-Mail ist so sicher wie eine Postkarte – der Inhalt könnte theoretisch auf dem Weg von anderen gelesen werden. Deshalb gilt: Verschicke keine besonders sensiblen personenbezogenen Informationen unverschlüsselt per Mail . Allgemeine Infos („Am Freitag ist Wandertag, bitte an Gummistiefel denken“) kann man per Mail schicken. Aber z.B. Gesundheitsdaten oder vertrauliche Infos über ein einzelnes Kind gehören nicht in eine ungesicherte Mail. Wenn es mal sein muss, sprich mit der Schulleitung über eine sichere Übertragungsweise oder übergib solche Infos lieber persönlich.
Ein häufiger Stolperstein: der Verteiler. Schickst du eine E-Mail an alle Eltern der Klasse, achte unbedingt darauf, die Adressen der Eltern nicht offen sichtbar zu machen. Verwende also BCC (Blindkopie) statt CC, damit die Eltern nicht gegenseitig alle privaten E-Mail-Adressen sehen können. Es ist schon vorgekommen, dass Schulen Ärger bekamen, weil hunderte Elternadressen in einer Rundmail offen einsehbar waren – das ist ein Verstoß gegen Datenschutz, klar. Also: immer BCC! Am besten legst du dir einen eigenen Verteiler an, der aber nicht gleich einem offenen E-Mail-Verteiler ist. Alternativ nutzen manche Schulen Elternportale oder Moodle-News Foren, wo die Kommunikation intern bleibt.
Außerdem: Dürfen Eltern verpflichtet werden, ihre E-Mail-Adresse anzugeben? Nein, verpflichten darf man sie nicht. Viele machen es gerne, weil es bequem ist, aber rein rechtlich ist das freiwillig. Die DSGVO verlangt hier eine Einwilligung, da private E-Mail-Adressen der Eltern ja nicht unbedingt zum Pflichtprogramm der Schule gehören. Deshalb ist es gut, gleich zu Beginn (z.B. am ersten Elternabend) Einwilligungen für E-Mail-Kommunikation einzuholen – aber eben freiwillig. Und wenn Eltern nicht per Mail erreichbar sein wollen, muss die Schule ihnen Informationen auf anderem Wege zukommen lassen (z.B. über einen papierhaften Elternbrief im Ranzen). Kommuniziere den Eltern klar: Die Einwilligung ist freiwillig und jederzeit widerrufbar, und wer keine Mail angibt, wird halt anders informiert. Dann fühlen sich alle sicher.
Messenger & Chats: Ach ja, die beliebten WhatsApp-Gruppen… 🙈 Im privaten Umfeld Standard, aber für schulische Zwecke tabu! Tatsächlich haben offizielle Stellen klargestellt, dass Dienste wie Facebook Messenger, WhatsApp oder iMessage nicht für die Kommunikation im schulischen Kontext genutzt werden dürfen. Der Hauptgrund: Diese Dienste verarbeiten massenhaft Metadaten, Telefonnummern und mehr – oftmals auf Servern im Ausland – und man hat keine Kontrolle darüber, was mit den Informationen passiert. Selbst wenn alle Eltern theoretisch zustimmen würden, bewegen wir uns hier außerhalb des datenschutzkonformen Bereichs, weil z.B. WhatsApp automatisiert alle Kontakte ausliest. Also Finger weg von WhatsApp-Gruppen für Klassenthemen – so bequem es scheint.
Was sind die Alternativen? Einige Bundesländer stellen schulinterne Messenger oder Plattformen bereit (z.B. in RLP die Lernplattform@RLP mit Messenger-Funktion, oder es gibt Schulapps wie „SchoolFox“, „EduPage“ etc., die datenschutzgeprüft sind). Wenn es unbedingt ein Messenger sein muss, dann kommen nur Dienste in Frage, die den Datenschutz einhalten, idealerweise europäische Anbieter mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Beispiele, die genannt werden, sind Threema oder Wire, die speziell auch Education-Lösungen anbieten. Diese Dienste speichern weniger Daten und können so konfiguriert werden, dass z.B. keine Telefonnummern für alle sichtbar sind. Dennoch: Überlege immer, ob ein Messenger wirklich nötig ist, oder ob Infos nicht über offizielle Kanäle laufen können. Schließlich soll nicht jede Lehrkraft rund um die Uhr über Messenger erreichbar sein – das Distanzgebot (eine dienstliche Regel: wahre professionelle Distanz) gilt auch digital. Oft ist es besser, feste Sprechstunden und formelle Wege zu nutzen, als auf zig Kanälen bereitzustehen.
Praxis-Tipps Kommunikation:
- Richte dir nach Möglichkeit eine dienstliche E-Mail-Adresse ein (die meisten Schulen oder Schulträger vergeben diese mittlerweile). So vermischst du nicht Privates und Dienstliches, und die Daten liegen auf dem Schulserver.
- Wenn du doch mal von einer privaten Adresse schreiben musst, setze dich in CC, damit nicht deine gesamte Privat-Mail am Ende in Elternhäften kursiert.
- Mach dir bewusst, welche Infos du per Mail/Messenger teilst. Persönliche Dinge über ein Kind eher nicht schriftlich, sondern im Vier-Augen-Gespräch oder Telefonat (ggf. vorher Termin per Mail ausmachen).
- Keine Adress- oder Telefonlisten von Eltern ohne Zustimmung aller rumgeben. Wenn Eltern untereinander vernetzt sein wollen, lass das am besten den Elternvertreter organisieren – der kann bei allen das Okay einholen.
- BCC nutzen bei Rundmails! (Wiederholung, weil’s so wichtig ist 😉) .
- Für Gruppenchats mit Schülern (z.B. in höheren Klassen) gilt ebenso: Nur offizielle Systeme. In Grundschulen chatten Schüler meist noch nicht mit Lehrern – aber falls doch mal (z.B. in Notbetreuungssituationen), dann nur auf sicheren Kanälen und niemals 1:1 privat chatten ohne Wissen der Eltern.
Merke: Datenschutzfreundliche Kommunikation ist möglich, sie erfordert nur ein bisschen Aufmerksamkeit. Lieber einmal mehr überlegen „Sehen jetzt alle Empfänger die Adressen?“ oder „Ist dieser Kanal okay für dieses Thema?“ – das schützt die Privatsphäre aller Beteiligten.